Aanzegbrief voorbeeld: wat erin moet en wat vergeten kost

Loopt er een tijdelijk contract af van zes maanden of langer? Dan moet je dat schriftelijk aanzeggen, uiterlijk één maand voor de einddatum. Vergeet je het, dan ben je een vergoeding ter hoogte van het loon voor één maand verschuldigd. Zeg je te laat aan, dan betaal je naar rato over de dagen dat je te laat was.

Hieronder staat een voorbeeldtekst die je kunt overnemen, plus wat er wettelijk in moet, wat je er alleen voor het bewijs in zet, en de termijn waar het in de praktijk het vaakst misgaat.

Wat is een aanzegbrief?

Een aanzegbrief is een schriftelijke mededeling aan je werknemer over het einde van een tijdelijk contract. Je laat twee dingen weten: of het contract wordt voortgezet, en zo ja onder welke voorwaarden. De verplichting staat in artikel 7:668 van het Burgerlijk Wetboek.

Het is geen opzegging. Een contract voor bepaalde tijd eindigt vanzelf op de afgesproken datum, ook als je niets doet. De aanzegplicht is een aparte informatieplicht, met een aparte sanctie in geld. Dat onderscheid is belangrijk: vergeten aan te zeggen betekent niet dat de werknemer in dienst blijft, het betekent dat je een vergoeding verschuldigd bent.

Wanneer ben je verplicht aan te zeggen?

De aanzegplicht geldt als aan beide voorwaarden is voldaan:

• Het gaat om een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd.
• De overeenkomst duurt zes maanden of langer.

Er zijn twee situaties waarin de plicht niet geldt:

• Contracten korter dan zes maanden. Een contract van vijf maanden hoeft niet te worden aangezegd. Let op bij verlengingen: een contract van vier maanden dat je verlengt met vier maanden is een nieuwe overeenkomst, en of de aanzegplicht geldt beoordeel je per overeenkomst.
• Contracten zonder kalenderdatum als einde. Is het einde niet op een kalenderdatum gezet, bijvoorbeeld "voor de duur van project X" of "voor de duur van de ziekte van mevrouw De Vries", dan geldt de aanzegplicht niet. Je weet immers niet op welke dag je een maand van tevoren zou moeten aanzeggen.

Wat moet er in de aanzegbrief staan?

Twee dingen zijn wettelijk verplicht. Twee andere staan niet in de wet, maar wil je erin hebben omdat je zonder die twee niets kunt bewijzen. Het verschil is de moeite waard om te kennen.

Wettelijk verplicht, artikel 7:668 lid 1 BW:

1. Of je de arbeidsovereenkomst voortzet of niet. Een brief die alleen meldt dat het contract afloopt, zonder te zeggen of je verlengt, voldoet hier niet aan.
2. Onder welke voorwaarden je voortzet, als je voortzet. Denk aan duur, functie en loon.

Niet verplicht, wel verstandig, omdat je anders geen bewijs hebt:

3. De einddatum van het contract, expliciet genoemd.
4. De datum van de aanzegging zelf.

De wet eist die laatste twee niet. Maar als de werknemer betwist dát je hebt aangezegd, of wanneer, dan is een gedateerde brief het enige waar je op kunt terugvallen.

De brief moet schriftelijk. Een gesprek op de gang telt niet, ook niet als de werknemer het beaamt. E-mail wordt in de praktijk geaccepteerd als schriftelijk, mits je kunt aantonen dat het bericht is aangekomen. Bewaar de verzendbevestiging.

Voorbeeldtekst aanzegbrief

Dit is de kortst mogelijke versie die aan beide wettelijke eisen voldoet en meteen het bewijs op orde heeft. Vervang de gegevens tussen haakjes.

[Plaats], [datum van verzending]

Betreft: aanzegging einde arbeidsovereenkomst

Beste [naam werknemer],

Je arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd, ingegaan op [startdatum], eindigt van rechtswege op [einddatum].

Met deze brief laat ik je weten dat wij de arbeidsovereenkomst na die datum niet voortzetten.

Wij danken je voor je inzet en wensen je veel succes.

Met vriendelijke groet,
[naam werkgever], namens [bedrijfsnaam]

Zet je het contract wél voort, vervang dan de derde alinea door: "Met deze brief laat ik je weten dat wij de arbeidsovereenkomst voortzetten voor de duur van [periode], in de functie van [functie], tegen een bruto maandsalaris van [bedrag]."

Te laat of vergeten: wat kost het?

De sanctie hangt af van wat er precies is misgegaan:

• Helemaal niet aangezegd. Je bent een vergoeding verschuldigd ter hoogte van het loon voor één maand.
• Te laat aangezegd. Je betaalt naar rato, over het aantal dagen dat je te laat was. Zeg je tien dagen te laat aan bij een maandloon van 3.000 euro, dan gaat het om ongeveer 1.000 euro.

Let op wat "loon" hier precies betekent. De wet zegt "het loon voor één maand", en artikel 7:668 lid 6 BW bepaalt dat bij algemene maatregel van bestuur wordt vastgesteld wat daaronder valt. Het is dus een omschreven begrip en niet simpelweg alles wat je in een maand uitbetaalt: dat vakantietoeslag of variabele componenten meetellen, kun je er niet zonder meer van uitgaan. Laat het bedrag narekenen voordat je het toezegt of betwist.

De vergoeding is niet afhankelijk van schade. De werknemer hoeft niet aan te tonen dat hij er iets door is misgelopen. Hij hoeft alleen aan te tonen dat je niet of te laat hebt aangezegd, en dat is precies waarom de datum in de brief ertoe doet.

De aanspraak vervalt na verloop van tijd, maar let goed op waar die klok begint. De bevoegdheid om de vergoeding bij de kantonrechter te vorderen vervalt drie maanden na de dag waarop de aanzegverplichting is ontstaan (artikel 7:686a lid 4, onderdeel e, BW). Die verplichting ontstaat één maand vóór de einddatum, niet op de einddatum zelf.

Praktisch betekent dat: ongeveer twee maanden ná het einde van het contract is de vordering verlopen, niet drie. Dat scheelt een maand, en het scheelt in het nadeel van de werkgever die op de verkeerde datum rekent. Reken er sowieso niet op als beleid. Een werknemer die zich laat adviseren, is binnen die termijn.

Vier fouten die in de praktijk het meest voorkomen

1. Te vroeg aanzeggen en het dan vergeten vast te leggen. Eerder dan een maand van tevoren mag. Maar zonder brief met datum sta je met lege handen als de werknemer betwist dat je hebt aangezegd.
2. Alleen zeggen dat het contract afloopt. Dat is de helft van de plicht. Je moet ook laten weten of je voortzet.
3. Mondeling aanzeggen. Komt vaak voor bij kleine werkgevers met korte lijnen. Het voldoet niet, hoe duidelijk het gesprek ook was.
4. De termijn tellen vanaf de verkeerde datum. De maand loopt terug vanaf de einddatum van het contract, niet vanaf de laatste werkdag en niet vanaf de datum waarop het salaris wordt uitbetaald.

Veelgestelde vragen

Moet ik ook aanzeggen als de werknemer al weet dat hij weggaat?

Ja. De plicht is niet afhankelijk van wat de werknemer weet of verwacht. Ook als hij zelf al een andere baan heeft gevonden, moet je schriftelijk aanzeggen.

Mag de aanzegging in het arbeidscontract zelf staan?

Een bepaling in het contract dat het van rechtswege eindigt, is niet hetzelfde als een aanzegging. In de rechtspraak is aangenomen dat een vooraf in het contract opgenomen aanzegging onder omstandigheden kan volstaan, maar het is een discussie die je niet wilt voeren. Stuur de brief.

Wat als de werknemer gewoon doorwerkt na de einddatum?

Dan wordt de arbeidsovereenkomst geacht te zijn voortgezet voor dezelfde tijd als de oorspronkelijke overeenkomst, maar ten hoogste voor een jaar, en op de vroegere voorwaarden (artikel 7:668 lid 4 BW).

Dat is concreter dan het klinkt. Liep het contract zes maanden, dan zit je opnieuw zes maanden vast. Liep het twee jaar, dan wordt het een jaar, want daar zit de bovengrens. Dit is doorgaans een duurder probleem dan de aanzegvergoeding zelf, en het is de reden om de einddatum in de agenda te zetten in plaats van in je hoofd.

Geldt de aanzegplicht ook bij een uitzendovereenkomst?

Bij uitzendovereenkomsten met een uitzendbeding ligt dit anders, omdat de overeenkomst dan op een andere manier eindigt. Laat dit per geval beoordelen.

Zelf een aanzegbrief opstellen

De voorbeeldtekst hierboven dekt de standaardsituatie. Wil je een brief die de gegevens van jouw contract invult en beide wettelijke elementen automatisch meeneemt, dan kun je die genereren via de aanzegbrief-generator. Die is getoetst aan artikel 7:668 BW.

Loopt het contract af omdat de samenwerking niet werkt, en overweeg je een beëindiging met wederzijds goedvinden in plaats van uitdienen? Dan is de vaststellingsovereenkomst het document dat daarbij hoort, met een eigen set eisen rond bedenktijd.

Dit artikel is algemene informatie. Het beschrijft de hoofdregel en gaat niet in op alle uitzonderingen die in jouw situatie kunnen spelen.