Ingebrekestelling: voorbeeld en termijn

Een klant betaalt zijn factuur niet. Een leverancier levert niet op de afgesproken dag. Een aannemer laat een klus half af liggen. In al die gevallen wil je iets kunnen doen: schadevergoeding eisen, de overeenkomst ontbinden of incassokosten rekenen. Daarvoor heb je meestal eerst een ingebrekestelling nodig.

Hieronder lees je wat een ingebrekestelling is, wat de wet eist, wanneer je hem kunt overslaan en wat je extra moet doen als de andere partij een consument is. Met een voorbeeldbrief die je kunt overnemen.

Wat is een ingebrekestelling?

Een ingebrekestelling is een brief waarin je de andere partij een laatste termijn geeft om alsnog na te komen. Komt die partij binnen die termijn niet na, dan is ze "in verzuim". Dat is een juridisch begrip met grote gevolgen: pas als iemand in verzuim is, heb je de meeste rechten die de wet je geeft.

Artikel 6:82 lid 1 BW zegt het zo: het verzuim treedt in "wanneer de schuldenaar in gebreke wordt gesteld bij een schriftelijke aanmaning waarbij hem een redelijke termijn voor de nakoming wordt gesteld, en nakoming binnen deze termijn uitblijft". De schuldenaar is degene die iets moet doen: betalen, leveren of een klus afmaken.

Waarom is verzuim zo belangrijk?

Drie rechten hangen ervan af:

• Schadevergoeding. Iedere tekortkoming verplicht in principe tot vergoeding van de schade (artikel 6:74 lid 1 BW). Maar zolang nakoming nog mogelijk is, kun je die schade pas eisen als de ander in verzuim is (lid 2).
• Ontbinding. Je mag een overeenkomst ontbinden als de andere partij tekortschiet (artikel 6:265 lid 1 BW), tenzij de tekortkoming te klein is om dat te rechtvaardigen. Ook hier geldt: zolang nakoming niet onmogelijk is, ontstaat dat recht pas als de ander in verzuim is (lid 2).
• Incassokosten bij een consument. Daarover meer in de paragraaf over consumenten hieronder.

Stuur je geen ingebrekestelling terwijl die wel nodig was, dan kan een eis tot schadevergoeding of een ontbinding daarop stranden. Daarom is de brief zo belangrijk.

Wat moet er in een ingebrekestelling staan?

De wet eist drie dingen:

1. Schriftelijk. Een telefoontje of een gesprek is geen ingebrekestelling.
2. Wat er moet gebeuren. Omschrijf precies wat de ander niet of niet op tijd heeft gedaan, en wat je verwacht: betaling van een bedrag, levering of herstel.
3. Een redelijke termijn. De ander moet echt de kans krijgen om alsnog na te komen.

Daarnaast is het verstandig om ook dit op te nemen:

• de factuur of het contract waar het om gaat, met nummer en datum;
• de uiterste datum, als kalenderdatum, zodat er geen discussie is over wanneer de termijn afloopt;
• wat je doet als de termijn verstrijkt: schadevergoeding eisen, ontbinden of incasso;
• bij een geldvordering: het bedrag en het rekeningnummer.

Welke termijn is redelijk?

De wet noemt geen vast aantal dagen. Wat redelijk is, hangt af van wat er moet gebeuren. Een factuur betalen kan sneller dan een complete verbouwing afmaken. Kies een termijn die de ander echt de kans geeft om na te komen. In de ingebrekestelling van ZekerWet kies je tussen 7, 14, 21 en 30 dagen, met 30 dagen voor een ingewikkelde levering of herstel.

Wanneer is een ingebrekestelling niet nodig?

Artikel 6:83 BW noemt drie situaties waarin verzuim zonder ingebrekestelling intreedt:

1. Een fatale termijn. Was er een termijn afgesproken voor de nakoming en verstrijkt die, dan is de ander meteen in verzuim, "tenzij blijkt dat de termijn een andere strekking heeft". Niet elke datum in een contract is dus fataal. Blijkt uit de afspraak dat het na die datum geen zin meer heeft, zoals een trouwjurk die op de trouwdag klaar moet zijn, dan ligt dat anders.
2. Schadevergoeding of onrechtmatige daad. Gaat het om schadevergoeding of om schade door een onrechtmatige daad, en wordt die niet direct betaald, dan is ook geen ingebrekestelling nodig.
3. De ander laat weten dat hij niet gaat nakomen. Zegt een leverancier zelf dat hij niet zal leveren, dan hoef je hem geen termijn meer te geven.

Daarnaast kent artikel 6:82 lid 2 BW een tussenvorm. Kan de ander tijdelijk niet nakomen, of blijkt uit zijn houding dat een aanmaning nutteloos is, dan volstaat een schriftelijke mededeling dat je hem aansprakelijk stelt. Een termijn is dan niet nodig.

Twijfel je of een uitzondering geldt? Stuur dan toch een ingebrekestelling. Het kost weinig en voorkomt een discussie achteraf.

Ingebrekestelling aan een consument: de veertiendagenbrief

Is je klant een particulier, dan gelden voor incassokosten strengere regels. Volgens artikel 6:96 lid 6 BW mag je die kosten bij een consument pas rekenen nadat de klant, na het intreden van het verzuim, "vruchteloos is aangemaand tot betaling binnen een termijn van veertien dagen, aanvangende de dag na aanmaning".

Voor die brief, vaak de veertiendagenbrief genoemd, betekent dat:

• de termijn is veertien dagen, te tellen vanaf de dag na de aanmaning;
• je vermeldt de gevolgen als de klant niet betaalt, waaronder de incassokosten die je dan rekent;
• heb je meer facturen openstaan bij dezelfde klant, dan moet dat in één aanmaning (artikel 6:96 lid 7 BW).

Bij een zakelijke klant ligt dat anders. Bij een handelsovereenkomst is een vergoeding van ten minste 40 euro verschuldigd zonder aanmaning, vanaf de dag na de uiterste betaaldatum (artikel 6:96 lid 4 BW).

Voorbeeld ingebrekestelling

Een korte voorbeeldbrief voor een onbetaalde factuur aan een zakelijke klant. Vervang de gegevens tussen haken.

[Plaats], [datum]

Betreft: ingebrekestelling factuur [factuurnummer]

Geachte [naam],

Op [factuurdatum] hebben wij u factuur [factuurnummer] gestuurd voor [omschrijving], met een bedrag van [bedrag]. De uiterste betaaldatum was [vervaldatum]. Wij hebben uw betaling nog niet ontvangen.

Wij stellen u hierbij in gebreke en geven u de gelegenheid het bedrag uiterlijk op [uiterste datum] te betalen op rekeningnummer [IBAN], onder vermelding van [factuurnummer].

Betaalt u niet binnen deze termijn, dan bent u in verzuim. Wij zullen dan zonder nadere aankondiging [incassokosten en wettelijke rente vorderen / de overeenkomst ontbinden / verdere stappen nemen].

Met vriendelijke groet,
[naam], [bedrijfsnaam]

De voorbeeldbrief staat in de u-vorm, omdat dat in zakelijke brieven gebruikelijk is. Bij een consument voeg je de veertien dagen en de gevolgen toe zoals hierboven beschreven.

Vijf fouten die vaak gemaakt worden

1. Geen termijn noemen. "Betaal zo snel mogelijk" is geen redelijke termijn. Noem een datum.
2. Een herinnering verwarren met een ingebrekestelling. Een vriendelijke herinnering zonder termijn zet de ander niet in verzuim.
3. Niet kunnen bewijzen dat de brief is aangekomen. Stuur de brief zo dat je de ontvangst kunt aantonen, bijvoorbeeld aangetekend of per e-mail met een bevestiging, en bewaar het bewijs.
4. Bij een consument te snel incassokosten rekenen. Zonder veertiendagenbrief mag dat niet.
5. Ontbinden zonder verzuim. Ontbind je een overeenkomst terwijl de ander nog niet in verzuim was en nakoming nog mogelijk was, dan heb je dat recht nog niet.

Veelgestelde vragen

Wat is het verschil tussen een aanmaning en een ingebrekestelling?

In de wet is een ingebrekestelling een schriftelijke aanmaning met een redelijke termijn. In de praktijk noemen veel ondernemers een eerste betalingsherinnering een aanmaning, en de brief met de laatste termijn een ingebrekestelling. Voor een eerste herinnering is er de aanmaning; de ingebrekestelling is de brief die de ander in verzuim zet.

Mag een ingebrekestelling per e-mail?

De wet eist een schriftelijke aanmaning. Kies een manier waarmee je kunt aantonen dat de brief is aangekomen en wanneer.

Ik ben zelf consument en mijn aankoop is kapot. Wat stuur ik?

Dan gebruik je de ingebrekestelling voor een gebrekkig product, gericht aan de verkoper.

Zelf een ingebrekestelling opstellen

Met de ingebrekestelling van ZekerWet kies je wat je vordert, aan wie (bedrijf of consument) en welke termijn je geeft. De brief rekent de uiterste datum uit, kan de wettelijke rente en incassokosten aankondigen en voldoet bij een consument aan de veertien dagen van artikel 6:96 lid 6 BW. Je vult de vragen gratis in en betaalt pas als je het document downloadt.

Dit artikel is algemene informatie. Het beschrijft de hoofdregels en gaat niet in op alle uitzonderingen die in jouw situatie kunnen spelen.