Incassokosten berekenen: de wettelijke staffel
De maximale buitengerechtelijke incassokosten over een openstaand bedrag, volgens de wettelijke staffel. Gratis, zonder account.
Hoe bereken je incassokosten?
Betaalt een klant een factuur niet op tijd, dan mag je kosten rekenen voor het innen buiten de rechter om. Dat heet buitengerechtelijke incassokosten. Hoe hoog die mogen zijn, staat in het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten. Je rekent met een staffel: over elk deel van het openstaande bedrag geldt een ander percentage.
| Deel van de hoofdsom | Percentage |
|---|---|
| Over de eerste € 2.500 | 15% |
| Over de volgende € 2.500 | 10% |
| Over de volgende € 5.000 | 5% |
| Over de volgende € 190.000 | 1% |
| Over het meerdere | 0,5%, met een maximum van € 6.775 |
De vergoeding is altijd ten minste € 40 (artikel 2 lid 2 van het besluit). Bij een kleine factuur betaal je dus niet 15%, maar het minimum. Rijksoverheid noemt het omslagpunt: boven € 266,67 levert de staffel meer op dan € 40.
Rekenvoorbeeld
Het voorbeeld van Rijksoverheid: een rekening van € 3.500 wordt niet op tijd betaald. De incassokosten zijn dan maximaal 15% over de eerste € 2.500 (€ 375) plus 10% over de volgende € 1.000 (€ 100), samen € 475. Een rekening van € 250 levert 15% × € 250 = € 37,50 op. Dat is minder dan het minimum, dus mag je € 40 rekenen.
Verschil tussen een consument en een bedrijf
Of je incassokosten mag rekenen, en wanneer, hangt af van wie er moet betalen.
- Een consument. Je mag de kosten pas rekenen nadat je de klant, na het intreden van het verzuim, hebt aangemaand om binnen veertien dagen te betalen, te tellen vanaf de dag na de aanmaning. In die brief noem je de gevolgen als de klant niet betaalt, waaronder de incassokosten (artikel 6:96 lid 6 BW). Deze brief heet vaak de veertiendagenbrief. Van de staffel mag je niet ten nadele van een consument afwijken (artikel 6:96 lid 5 BW).
- Een bedrijf. Bij een handelsovereenkomst is een vergoeding van ten minste € 40 verschuldigd zonder aanmaning, vanaf de dag na de uiterste betaaldatum (artikel 6:96 lid 4 BW).
Heb je meer facturen openstaan bij dezelfde consument, dan aanmaan je die in één brief, en reken je de incassokosten over het totaal (artikel 6:96 lid 7 BW).
En de btw?
Het besluit staat toe dat de vergoeding wordt verhoogd met btw als je een incassodienst inschakelt en de btw die je daarvoor betaalt zelf niet kunt verrekenen, en dat ook nadrukkelijk verklaart (artikel 2 lid 3). Kun je de btw wel verrekenen, wat bij de meeste ondernemers zo is, dan reken je geen btw over de incassokosten. De rekenhulp rekent zonder btw.
Veelgemaakte fouten
- Een vast bedrag of percentage over het hele bedrag rekenen. De staffel rekent per schijf. 15% over een factuur van € 10.000 is € 1.500; de staffel geeft € 875.
- Bij een consument kosten rekenen zonder veertiendagenbrief. Zonder die brief zijn de kosten bij een consument niet verschuldigd.
- Aanmaningskosten of administratiekosten erbovenop. Rijksoverheid wijst erop dat een schuldeiser naast de incassokosten geen aanmanings-, herinnerings- of administratiekosten mag rekenen.
- Rente meetellen in de hoofdsom. Je rekent de staffel over de hoofdsom. Rente bereken je apart, bijvoorbeeld met de rekenhulp wettelijke rente.
Van berekening naar brief
Betaalt de klant na een herinnering nog steeds niet, dan zet je hem met een ingebrekestelling in verzuim. Die brief kan de incassokosten en de wettelijke rente aankondigen, en voldoet bij een consument aan de veertien dagen van artikel 6:96 lid 6 BW. Wil je eerst vriendelijk herinneren, dan is er de aanmaning. Meer over het verschil lees je in Ingebrekestelling: voorbeeld en termijn.
Deze rekenhulp geeft de berekening volgens de wet op basis van wat je invult. Hij gaat niet in op alle uitzonderingen die in jouw situatie kunnen spelen.